PAIH Forum Biznesu: trzy dni, które porządkują wybór rynku

Czym jest PAIH Forum Biznesu?

PAIH Forum Biznesu to doroczne, bezpłatne wydarzenie Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu adresowane do sektora MŚP. Szósta edycja odbyła się 5–7 listopada 2025 roku na PGE Narodowym w Warszawie i zgromadziła ponad 5 000 zarejestrowanych uczestników, 57 stoisk Zagranicznych Biur Handlowych oraz 18 stoisk biur regionalnych.

Format wygląda prosto: hala, w której obok siebie stoją stoiska polskich biur handlowych z kilkudziesięciu krajów, sale z panelami i warsztatami, oraz strefa rozmów. Cała wartość siedzi w pierwszym elemencie. W jednym miejscu, w ciągu trzech dni, można zadać to samo pytanie o swój produkt osobom, które na co dzień pracują w Toronto, Rijadzie, Sztokholmie i Nairobi. Poza forum każda taka rozmowa oznacza osobny mail, osobne umawianie i kilkutygodniowe oczekiwanie.

Skala szóstej edycji według danych organizatora: 57 stoisk biur zagranicznych, 18 stoisk biur regionalnych, 17 stoisk partnerów, 90 paneli i wystąpień oraz 3 000 umówionych spotkań z przedstawicielami biur zagranicznych i 120 spotkań z biurami regionalnymi. Eksperci reprezentowali ponad 70 rynków zagranicznych.

Kto organizuje wydarzenie

Organizatorem jest Polska Agencja Inwestycji i Handlu, spółka odpowiedzialna za wsparcie eksportu i pozyskiwanie inwestycji zagranicznych. Agencja prowadzi sieć Zagranicznych Biur Handlowych obsługujących ponad 70 rynków oraz osiemnaście Regionalnych Biur Handlowych rozmieszczonych w całej Polsce. Forum jest raz w roku momentem, w którym cała ta sieć zjeżdża się w jedno miejsce.

Dla firm spoza Warszawy ma to praktyczne znaczenie. Zamiast jeździć po kraju do biura regionalnego i osobno szukać kontaktu do biura zagranicznego, można załatwić obie rozmowy tego samego dnia, w odstępie godziny.

Program szóstej edycji był podzielony na serie sektorowe, serie rynkowe i warsztaty praktyczne. Sektorowo pojawiły się między innymi branża szynowa, transformacja energetyczna, deep tech i kosmetyki. Rynkowo: blok „Go West” poświęcony Stanom Zjednoczonym, blok azjatycki i blok rynków perspektywicznych obejmujący Azję Środkową, Bliski Wschód i Afrykę. Warsztaty dotyczyły finansowania oraz zastosowań sztucznej inteligencji w firmach.

Kiedy odbędzie się PAIH Forum Biznesu 2026?

Na 27 sierpnia 2026 roku termin siódmej edycji PAIH Forum Biznesu nie został jeszcze ogłoszony publicznie. Szósta edycja odbyła się 5–7 listopada 2025 roku, a rejestracja na nią ruszyła 20 października 2025, czyli około dwóch tygodni przed wydarzeniem. Kalendarz warto sprawdzać od początku października.

To jest realna pułapka organizacyjna i dlatego piszemy o niej tak wcześnie. Okno rejestracyjne otwiera się późno i trwa krótko, a liczba miejsc na spotkania z konkretnymi biurami handlowymi jest ograniczona. Firma, która zaczyna myśleć o forum w momencie ogłoszenia terminu, ma dwa tygodnie na wybór rynków, przygotowanie materiałów po angielsku i ustalenie, kto z zespołu jedzie. To za mało, żeby rozmowy miały sens.

Praktyczna rekomendacja: pracę przygotowawczą zaczynamy we wrześniu, niezależnie od tego, czy data jest już znana. Jeżeli termin przesunie się na inny miesiąc albo edycja się nie odbędzie, przygotowany materiał i tak zostaje w firmie i przydaje się przy rozmowie z Regionalnym Biurem Handlowym lub na targach branżowych.

Oficjalne źródła do obserwowania: strona wydarzenia oraz kalendarz wydarzeń PAIH.

Ile kosztuje udział w PAIH Forum Biznesu?

Udział w PAIH Forum Biznesu jest bezpłatny, wymagana jest wyłącznie rejestracja online. Organizator podaje to wprost na stronie wydarzenia. Jedyny realny koszt po stronie firmy to czas zespołu oraz dojazd i nocleg dla osób spoza Warszawy, czyli wydatek nieporównywalnie niższy niż wizyta rozpoznawcza na rynku pozaeuropejskim.

Warto zestawić to z alternatywą. Samodzielna wizyta rozpoznawcza na jednym rynku poza Europą oznacza bilety, hotel, często tłumacza i kilka dni pracy dwóch osób, a rozmowy i tak trzeba najpierw umówić z Polski. Raport rynkowy zamówiony w agencji badawczej jest tańszy od podróży, ale odpowiada na pytania, które ktoś sformułował bez znajomości waszego produktu.

Forum nie zastępuje żadnej z tych rzeczy. Zmienia natomiast kolejność wydatków: najpierw kilka godzin rozmów, które eliminują dwa lub trzy kierunki z listy, potem pieniądze wydane na ten jeden, który został.

Dlaczego polski eksport wymaga dywersyfikacji rynków?

W pierwszym półroczu 2026 roku eksport towarów z Polski wyniósł 812,4 mld PLN i wzrósł o 4,6 procent rok do roku. Na kraje rozwinięte przypadło 87,4 procent tej wartości, w tym 75,1 procent na Unię Europejską, a same Niemcy odpowiadały za 26,5 procent polskiego eksportu.

Te trzy liczby opisują ryzyko, o którym rzadko rozmawia się na poziomie pojedynczej firmy. Ćwierć całego eksportu kraju zależy od koniunktury u jednego sąsiada. Dziesięciu największych partnerów odpowiada za 66,2 procent wywozu. Kraje rozwijające się, czyli rynki o najwyższej dynamice popytu, to zaledwie 7,9 procent.

W skali pojedynczej firmy B2B ta koncentracja wygląda jeszcze ostrzej. Typowy polski producent, z którym pracujemy, ma dwóch albo trzech dużych odbiorców, wszystkich w promieniu tysiąca kilometrów, i portfel zamówień zależny od jednego cyklu inwestycyjnego. Kiedy ten cykl siada, spada wszystko naraz.

Dywersyfikacja rynkowa nie polega na tym, żeby porzucić Niemcy. Polega na tym, żeby w ciągu dwóch lat zbudować drugi i trzeci kierunek, który w gorszym roku pokryje koszty stałe. Wybór tych kierunków jest decyzją strategiczną i właśnie na tym etapie forum jest przydatne, a nie wtedy, gdy szukacie konkretnego klienta.

Szerzej opisaliśmy tę logikę w tekście o wejściu na nowy rynek oraz na stronie usługi ekspansja na rynki zagraniczne.

Co daje rozmowa z Zagranicznym Biurem Handlowym?

Zagraniczne Biuro Handlowe PAIH to zespół pracujący na miejscu, w danym kraju, znający lokalne realia zakupowe i regulacyjne. Na forum 2025 najczęściej umawiano spotkania z biurami w Niemczech, Szwajcarii, Francji, Szwecji, Arabii Saudyjskiej, Wielkiej Brytanii, Irlandii, Zjednoczonych Emiratach Arabskich, Danii i Beneluksie.

Rozmowa z takim biurem daje dwie rzeczy, których nie da żaden raport. Pierwsza to kalibracja: czy wasz produkt w tej cenie w ogóle ma sens na tym rynku, a jeśli nie, to dlaczego. Druga to nazwiska. Nie lista firm z bazy, tylko wskazanie, do kogo konkretnie warto napisać i czego ta osoba będzie oczekiwać w pierwszym mailu.

Trzeba jednak rozumieć granice tej pomocy. Biuro handlowe jest instytucją publiczną, nie agentem sprzedaży, i nie odpowiada za wynik waszych negocjacji.

Przykład skali: całą Kanadę obsługuje jedno biuro z siedzibą w Toronto. To jeden zespół na kraj o powierzchni większej niż Europa. Dlatego rozmowa na forum, kiedy ten zespół jest w Warszawie i ma dla was czterdzieści minut, jest warta więcej niż trzy maile wysłane w listopadzie.

Które rynki warto sprawdzić na forum?

Na forum warto weryfikować kierunki, o których wiecie za mało, żeby podjąć decyzję, i za dużo, żeby je odrzucić. W praktyce dla polskich firm B2B są to cztery grupy: Ameryka Północna, Bliski Wschód, rynki nordyckie oraz kraje Unii poza pierwszą trójką odbiorców. Każda z nich ma inny próg wejścia.

Zasada, którą stosujemy przy układaniu planu spotkań: trzy rozmowy o rynkach, które są na waszej krótkiej liście, i jedna o rynku, którego na tej liście nie ma. Ta czwarta rozmowa najczęściej przynosi informację, której nikt nie szukał, bo nikt nie zadał pytania.

Jak przygotować się do PAIH Forum Biznesu?

Przygotowanie do PAIH Forum Biznesu zajmuje około sześciu tygodni i składa się z czterech etapów: skrócenia listy rynków do trzech, przygotowania materiałów po angielsku, rejestracji z planem spotkań oraz samych rozmów. Firmy, które przychodzą bez tego, wracają z torbą ulotek i zerem ustaleń.

1. Skróćcie listę rynków do trzechWybór na podstawie danych o popycie, barierach celnych, kosztach logistyki i obecności konkurencji, a nie sympatii do kraju. Osiem kierunków to nie jest lista, to brak decyzji.
2. Napiszcie jedną stronę po angielskuKim jesteście, co dokładnie sprzedajecie, dla kogo, w jakich wolumenach, jakie macie certyfikaty i referencje. Jedna strona A4, bez ogólników. To jest dokument, który zostawiacie na stoisku.
3. Ustalcie widełki cenowe i warunkiMinimalna wielkość zamówienia, terminy realizacji, warunki płatności, zdolność produkcyjna na najbliższe cztery kwartały. Bez tego rozmowa kończy się na poziomie prezentacji firmy.
4. Zarejestrujcie się w pierwszym tygodniuRejestracja jest bezpłatna, ale liczba slotów przy stoiskach jest ograniczona i najbardziej obłożone biura zapełniają się szybko. Rejestrujecie osoby, nie firmę.
5. Zaplanujcie pięć do ośmiu spotkań dziennieWięcej się nie da przeprowadzić z sensem. Do każdego spotkania przypisujecie jedno pytanie, na które musicie wrócić z odpowiedzią.
6. Wyślijcie dwie osoby, nie jednąJedna prowadzi rozmowę, druga notuje. Po ośmiu rozmowach jedna osoba nie odtworzy, kto co powiedział, a to właśnie te szczegóły mają wartość.
7. Przygotujcie krótką notatkę po każdej rozmowiePięć zdań zaraz po spotkaniu, na miejscu: z kim, o czym, co obiecano, co sprawdzić, kiedy odezwać się ponownie. Notatka spisana wieczorem traci połowę treści.

O co pytać przedstawiciela biura handlowego?

Najlepsze pytania na forum są konkretne i dotyczą waszego produktu, nie rynku w ogóle. Zamiast „jak wygląda rynek budowlany w Kanadzie” pytamy „kto kupuje konstrukcje stalowe o tej specyfikacji w Ontario i jakiego certyfikatu będą wymagać”. Poniżej osiem pytań, które sprawdzają się najczęściej.

1. Kto na tym rynku kupuje taki produktTyp nabywcy, wielkość firmy, czy decyzja zapada centralnie czy lokalnie.
2. Czego będą wymagać od dostawcy z PolskiCertyfikaty, ubezpieczenie, referencje lokalne, obecność serwisowa.
3. Jak długo trwa typowy cykl zakupowyOd pierwszego kontaktu do zamówienia, w miesiącach.
4. Czy nasza cena mieści się w rynkuPytanie wprost, z podaniem widełek. Odpowiedź „za tanio” zdarza się częściej, niż firmy się spodziewają.
5. Który model obecności ma tu sensEksport bezpośredni, dystrybutor, przedstawiciel, spółka lokalna.
6. Jakie były ostatnie polskie wejścia w tej branżyKto próbował, komu się udało, na czym polegli pozostali.
7. Jakie targi i izby branżowe naprawdę działająKtóre wydarzenie ma wartość, a które jest kosztem bez efektu.
8. Co powinniśmy zrobić w ciągu najbliższych trzech miesięcyPytanie zamykające. Odpowiedź daje wam listę zadań zamiast wrażeń.

Czego PAIH Forum Biznesu nie załatwi?

Forum nie przyniesie wam kontraktu. Nie zastąpi też strategii wejścia, badania rynku ani pracy handlowej. Jest narzędziem jednego etapu: zawężenia listy kierunków i weryfikacji założeń. Firmy, które jadą tam po klienta, wracają rozczarowane, i to jest najczęstsze nieporozumienie wokół tego wydarzenia.

Druga rzecz, o której warto wiedzieć: na forum nie ma zagranicznych kupujących. Są przedstawiciele polskich instytucji pracujących za granicą, polskie firmy, partnerzy finansowi i samorządy. To spotkanie po polskiej stronie, przygotowujące do rozmów, które odbędziecie później na miejscu.

Trzecia: przy 90 panelach i wystąpieniach ich wartość jest zmienna. Część jest merytoryczna, część to prezentacje instytucji. Jeżeli macie do dyspozycji trzy dni, priorytetem są rozmowy przy stoiskach, a nie sala konferencyjna. Program panelowy warto przejrzeć wcześniej i wybrać maksymalnie dwa wystąpienia dziennie.

Co zrobić w ciągu 14 dni po forum?

Wartość forum powstaje w dwa tygodnie po nim, nie w jego trakcie. W tym czasie trzeba uporządkować notatki, wysłać wiadomości do wszystkich rozmówców i podjąć jedną decyzję: który rynek wchodzi do planu na kolejny rok. Bez tego kroku trzy dni pracy zespołu zamieniają się w koszt.

1. Dzień 1–2: jedna tabela ze wszystkich notatekRynek, rozmówca, kluczowa informacja, zadanie, termin. Wszystko w jednym pliku, dostępnym dla całego zespołu.
2. Dzień 3–5: wiadomości do wszystkich rozmówcówKrótko, po angielsku lub po polsku, z przypomnieniem kontekstu i jednym konkretnym pytaniem. Wiadomość wysłana po dwóch tygodniach ma znacznie niższą skuteczność.
3. Dzień 6–10: weryfikacja tego, co usłyszeliścieDwie albo trzy informacje sprawdzone niezależnie, w danych celnych, u izby branżowej albo u dostawcy logistyki.
4. Dzień 11–14: decyzja i budżetJeden rynek do wejścia, jeden do obserwacji, reszta odpada. Do wybranego kierunku przypisujecie budżet i osobę odpowiedzialną.

Komu udział w forum się nie opłaca?

Udział w PAIH Forum Biznesu nie ma sensu dla firm, które nie mają mocy produkcyjnych na dodatkowe zamówienia, nie mają materiałów w języku angielskim albo nie potrafią wskazać, co dokładnie sprzedają. W tych trzech przypadkach trzy dni w Warszawie niczego nie zmienią, a praca leży gdzie indziej.

Nie polecamy też udziału firmom, które są w trakcie zmiany właścicielskiej albo restrukturyzacji finansowania. Ekspansja zagraniczna wymaga stabilnego zaplecza przez co najmniej osiemnaście miesięcy, a rozmowy prowadzone bez pewności, kto podejmuje decyzje, kończą się wycofaniem na etapie pierwszego zamówienia.

Osobna kategoria to firmy usługowe, których produkt wymaga obecności na miejscu i lokalnych uprawnień. Tu rozmowa z biurem handlowym ma wartość informacyjną, ale realny plan wejścia zaczyna się od kwestii regulacyjnych, a nie od kontaktów handlowych.

Jak forum wpisuje się w plan wejścia na nowe rynki?

PAIH Forum Biznesu jest narzędziem drugiego z czterech etapów wejścia na nowy rynek: po zebraniu długiej listy kierunków, a przed decyzją o wejściu. Zadaniem tego etapu jest zejście z ośmiu kierunków do jednego, w oparciu o rozmowy z ludźmi pracującymi na miejscu, a nie o same dane.

Etap pierwszy to dane: gdzie jest popyt, jakie są cła i bariery, kto już tam sprzedaje. Etap drugi to rozmowy, czyli między innymi forum. Etap trzeci to decyzja z budżetem i modelem obecności. Etap czwarty to wdrożenie, czyli partner, pierwsze zamówienia i obsługa posprzedażowa.

Firmy przeskakują najczęściej etap drugi, bo wydaje się miękki i trudny do rozliczenia. To jest błąd kosztowny, ponieważ dane pokazują wielkość rynku, ale nie pokazują, dlaczego trzy poprzednie polskie firmy z tej branży wycofały się po roku.

Jeżeli chcecie ułożyć taki proces u siebie, prowadzimy go jako projekt doradczy. Punktem wyjścia jest zwykle strategia biznesowa, a częścią wdrożenia rozwój sprzedaży B2B na wybranym rynku.