Smart City Expo у Барселоні: як працювати з містами і партнерами на виставці

Чому Smart City Expo важливий для українського бізнесу?

Smart City Expo World Congress щороку в листопаді збирає в Барселоні тих, хто купує і впроваджує міські рішення: мерії, муніципальні підприємства, транспортні та енергетичні компанії, а також їхніх постачальників. У 2026 році виставка пройде вп’ятнадцяте, 3-5 листопада, на майданчику Fira de Barcelona Gran Via. Організатор очікує близько тисячі міст, понад 25 тисяч учасників і понад тисячу експонентів.

Для українських компаній тут три причини приїхати. Перша: європейські міста шукають рішення, які Україна вже перевірила в найскладніших умовах. На виставці 2025 року мер Вінниці Сергій Моргунов розповідав про автоматичне відкриття дверей укриттів, проєкт «Безпечне місто», систему енергоменеджменту та ситуаційний центр, а Харків представляв мер Ігор Терехов. Друга: тут видно, як міста ЄС допомагають українським громадам. У проєкті SUN4Ukraine дванадцять європейських міст консультують українські громади щодо відбудови з кліматичною нейтральністю, і саме Барселона працює з Миколаєвом. Третя: тема 2026 року «Urban Solutions, Real Impact» з окремим житловим самітом напряму перетинається з тим, що зараз потрібно Україні: житло, енергетика, водопостачання, мобільність.

Кого варто шукати на Smart City Expo?

Виставка величезна, тому без списку цілей легко провести три дні в розмовах, які нікуди не ведуть. З нашого досвіду, для української компанії найкорисніші чотири групи.

Європейські міста і муніципальні компанії

Делегації мерій, міські енергетичні, транспортні та водоканальні підприємства. Вони приїжджають подивитися рішення і поспілкуватися з постачальниками до того, як оголосять закупівлю. Це рідкісна можливість поговорити із замовником без тендерних обмежень.

Технологічні компанії та інтегратори

Серед експонентів 2026 року Google, Microsoft, NVIDIA, Dell Technologies, Deutsche Telekom IoT, а також сотні менших інтеграторів. Великі гравці рідко купують у новачків, зате часто шукають локальних партнерів для впровадження в конкретній країні. Для української компанії це шлях і до проєктів в Україні, і до субпідряду в ЄС.

Національні та міські павільйони

Країни і регіони привозять свої компанії спільними стендами. Окрема увага каталонським та іспанським рішенням: місцеве агентство ACCIÓ разом з Enterprise Europe Network проводить програму зустрічей, де міста й компанії публікують свої задачі, а постачальники пропонують рішення. Для тих, хто дивиться на Іспанію як на ринок, це найпростіший вхід.

Програми ЄС і українські громади

Учасники європейських програм для міст, зокрема SUN4Ukraine, та представники українських громад, які приїжджають до Барселони. Вони знають, які проєкти реально готуються до фінансування, і можуть стати як замовником, так і партнером у спільній заявці. Як шукати й перевіряти таких партнерів, ми описували на сторінці пошук бізнес-партнерів.

Чим розмова з містом відрізняється від розмови з компанією?

Більшість порад про виставки написані для продажу компаніям. З містами логіка інша, і це варто врахувати ще до першої зустрічі.

• Рішення ухвалює не людина на стенді. Навіть мер чи заступник рідко можуть пообіцяти закупівлю: потрібні бюджет, рішення ради і процедура закупівлі. Ваше завдання на виставці не закрити угоду, а потрапити в коло тих, кого місто запросить на консультації до тендеру.
• Цикл довгий. Від першої розмови до контракту з муніципалітетом часто минає рік і більше. Тому наступний крок має бути маленьким і конкретним: пілот, технічна зустріч з профільним департаментом, візит до міста, де рішення вже працює.
• Референції важать більше за презентацію. Місто хоче бачити інше місто, яке вже користується вашим рішенням, і цифри результату. Український досвід роботи в умовах війни тут сильний аргумент, якщо він підкріплений даними.
• Фінансування часто йде з програм ЄС. Запитайте, з якого джерела місто планує платити. Відповідь підкаже, які вимоги до постачальника будуть у тендері і з ким ще варто говорити.

З компаніями все звичніше: є людина, яка ухвалює рішення, і бюджет. Але навіть тут працює те саме правило: розмова має закінчитися домовленістю про наступний крок. Як вибудувати довіру до компанії, яку партнер бачить уперше, пояснюємо в статті довіра до компанії B2B.

Як підготуватися до зустрічей у Барселоні?

За три тижні до виставки ще можна суттєво підвищити якість розмов. Ось варіант підготовки, який з нашого досвіду добре працює:

1. Список із 15-20 цілейМіста, муніципальні компанії, інтегратори та павільйони, з якими реально може бути спільний проєкт. Для кожного одне речення: чому вам є що їм запропонувати.
2. МатчмейкінгЗареєструйтеся в Smart City Open Innovation Challenge на платформі b2match. Участь безкоштовна, зустрічі тривають 30 хвилин, проводяться на місці або онлайн. Замовник сам обирає, з ким зустрітися, тому профіль має чітко відповідати на опубліковані задачі.
3. Матеріали англійськоюОдна сторінка про компанію, один кейс з цифрами результату, контакти. Іспанська версія буде плюсом для розмов з каталонськими та іспанськими учасниками.
4. Зустрічі заздалегідьНапишіть цілям з вашого списку за два-три тижні до виставки і запропонуйте 20 хвилин на конкретний час. Без попередньої домовленості люди з мерій на виставці зазвичай розписані.

Якщо ви ще вибираєте ринки і думаєте, чи варто їхати, корисно спершу пройти дослідження нового ринку: виставка дає найбільше тим, хто знає, кого шукає.

Як фіксувати зустрічі і не загубити домовленості?

За три дні в Барселоні можна провести кілька десятків розмов, а через тиждень пам’ятати деталі лише кількох. Найпростіше рішення, яке з нашого досвіду дає найбільший ефект: фіксувати кожну зустріч протягом двох хвилин після її завершення. Голосова нотатка з AI-транскрибацією, фото візитки, нагадування в календарі на дату наступного кроку і контакт у LinkedIn, доданий прямо на місці.

Для зустрічей з містами в нотатку варто додати ще три пункти: який департамент відповідає за тему, чи є вже бюджет або програма фінансування, і коли орієнтовно може бути закупівля. Без цього через місяць буде складно зрозуміти, чи є в розмови перспектива. Детальний шаблон нотатки і план дій на перші 72 години після виставки ми розібрали в матеріалі ReBuild Ukraine у Варшаві: як не втратити зустрічі та контакти.

Цінність виставки визначається не кількістю розмов, а тим, скільки з них мають записаний наступний крок з датою.

Барселона, потім Варшава: як використати два заходи поспіль?

Цього року між двома великими подіями для міст і відбудови лише тиждень: Smart City Expo у Барселоні 3-5 листопада і ReBuild Ukraine у Варшаві 12-13 листопада. Для компанії, яка працює з містами, енергетикою чи інфраструктурою, це можливість зробити з двох поїздок одну кампанію.

Логіка проста. У Барселоні ви знайомитеся з європейськими містами, інтеграторами та програмами ЄС. Тиждень між заходами використовуєте для follow-up: надсилаєте підсумки розмов і матеріали. Тим, хто їде і до Варшави, пропонуєте зустріч уже там, де будуть українські громади, міністерства та міжнародні фінансові організації. Друга зустріч за тиждень після першої помітно підвищує шанс, що розмова перейде в проєкт.

1. 3-5 листопада, БарселонаЗустрічі з містами, інтеграторами і програмами ЄС. Кожна нотатка з наступним кроком і датою.
2. 6-11 листопадаПерсональні листи з підсумком розмови, обіцяні матеріали, запрошення на зустріч у Варшаві або онлайн-дзвінок.
3. 12-13 листопада, ВаршаваДругі зустрічі з контактами з Барселони, плюс нові з українськими громадами та фінансовими інституціями.
4. Через 2-4 тижніОдна таблиця контактів з обох заходів, другий лист тим, хто не відповів, і перші технічні зустрічі з тими, хто відповів.