ReBuild Ukraine Warszawa: jak nie stracić spotkań i kontaktów po targach

Co ReBuild Ukraine daje polskim firmom już dziś?

ReBuild Ukraine to coroczne międzynarodowe targi i konferencja w Warszawie, na których firmy, instytucje państwowe, międzynarodowe instytucje finansowe i ukraińskie hromady (gminy) ustalają projekty odbudowy Ukrainy. Wydarzenie często postrzega się jako przygotowanie do odbudowy po zakończeniu wojny. W praktyce targi działają szerzej.

Po pierwsze, to miejsce, w którym firmy i instytucje z różnych krajów koordynują się ze sobą: kto finansuje, kto buduje, kto dostarcza sprzęt, kto ma lokalnego partnera. Po drugie, widać tu realne potrzeby Ukrainy już dziś. Energetyka, mieszkania, wodociągi i infrastruktura komunalna są potrzebne teraz i właśnie z takimi projektami hromady i ministerstwa przyjeżdżają do Warszawy. Dla polskiej firmy to rzadka okazja, by w jednej hali spotkać ukraińskiego zamawiającego, zagranicznego wykonawcę szukającego podwykonawcy w regionie i instytucję, która finansuje projekt.

Kogo polska firma powinna szukać na ReBuild Ukraine?

Polskie firmy mają tu naturalną przewagę: bliskość geograficzną, logistykę, często także znajomość języka ukraińskiego w zespole. Z naszego doświadczenia spotkania warto planować z wyprzedzeniem z czterema grupami.

Ukraińskie firmy i zamawiający

Wykonawcy, deweloperzy, przedsiębiorstwa energetyczne i komunalne, które szukają dostawców materiałów, technologii i sprzętu. Ukraiński pawilon narodowy w 2025 roku pokazywał inwestorom prywatyzację, partnerstwo publiczno-prywatne, parki przemysłowe i lokalizację produkcji, a także interaktywną mapę inwestycyjną z aktualnymi projektami. O tym, jak wybrać kierunek wejścia, piszemy w artykule wejście na rynek ukraiński.

Zagraniczne firmy i delegacje narodowe

W oficjalnym katalogu wystawców 2026 roku jest już ponad 570 firm z około 30 krajów. Są wśród nich pawilony narodowe Niemiec, Włoch, Irlandii, Łotwy, Polski i Andaluzji (Hiszpania), pawilony amerykańskich stanów Kalifornia i Waszyngton, a także agencje eksportowe Finlandii (Business Finland), Szwajcarii (Switzerland Global Enterprise), Holandii (RVO), Francji (Business France), Austrii i Japonii (JETRO). Wielka Brytania tworzy oficjalną delegację. Wiele z tych firm szuka partnera lub podwykonawcy w regionie, a polska firma z doświadczeniem w Ukrainie jest dla nich naturalnym wyborem.

Instytucje i finansujący

Komisja Europejska, sieć Enterprise Europe Network, izby handlowe, agencje eksportowe i międzynarodowe instytucje finansowe. Te spotkania rzadko kończą się od razu kontraktem, ale wyjaśniają zasady gry: które projekty są finansowane, jakie są wymagania wobec wykonawców i przez jakie programy można wejść.

Ukraińskie hromady

Osobny i bardzo ważny segment. W 2025 roku około 160 hromad dotkniętych wojną zaprezentowało swoje projekty odbudowy w pawilonie narodowym „Ukraina i jej hromady”. W oficjalnym katalogu projektów hromad na 2026 rok jest już ponad 200 projektów: od energetyki i wodociągów po medycynę i infrastrukturę cyfrową. Dla polskiej firmy hromada może być zamawiającym albo partnerem we wspólnym wniosku o finansowanie. Jak systematycznie szukać i weryfikować takich partnerów, opisujemy na stronie pozyskiwanie partnerów biznesowych.

Dlaczego po targach ginie większość ustaleń?

Scenariusz jest typowy. Pierwszego dnia odbywasz dziesięć rozmów, w kieszeni zbiera się plik wizytówek, a do wieczora połowa twarzy zlewa się w jedną. Drugiego dnia wszystko się powtarza. Potem powrót do biura, zaległe sprawy z dwóch dni i pierwszy tydzień po targach znika. Kiedy w końcu siadasz do pisania wiadomości, część rozmówców już nie pamięta, kim jesteś, a część dogadała się z tymi, którzy napisali pierwsi.

Problem nie leży w liczbie kontaktów, tylko w tym, że między rozmową a kolejnym działaniem nie ma połączenia. Zainteresowanie rozmówcy jest najwyższe w chwili rozmowy i szybko spada. Więcej o tym, jak zamieniać pierwsze kontakty na nowym rynku w realne rozmowy, piszemy w artykule wejście na nowy rynek: kontakty.

O wartości targów decyduje nie liczba odbytych rozmów, lecz to, ile z nich ma zapisany kolejny krok z datą.

Jak notować każde spotkanie bezpośrednio na targach?

Najprostsza wskazówka, która z naszego doświadczenia daje największy efekt: zanotować spotkanie w ciągu dwóch minut po jego zakończeniu, jeszcze przy stoisku. Nie wieczorem w hotelu i nie w drodze powrotnej, tylko od razu.

Dziś nie trzeba do tego niczego pisać ręcznie. Każda aplikacja z transkrypcją głosu opartą na AI pozwala odejść na krok i nagrać krótką notatkę. Do tej samej notatki można dodać zdjęcie wizytówki i od razu ustawić przypomnienie w kalendarzu na termin kolejnego kroku. Wieczorem notatki łatwo zebrać w jedną tabelę z pomocą asystenta AI. Jak jeszcze AI pomaga w sprzedaży B2B, opisujemy w artykule AI w sprzedaży B2B.

Szósty punkt bywa niedoceniany. Zdanie w wiadomości w rodzaju „wspominał Pan o uruchomieniu projektu we Lwowie” od razu przenosi rozmówcę z powrotem do kontekstu i odróżnia Twoją wiadomość od dziesiątek szablonowych podziękowań za spotkanie.

O co umówić się przed końcem każdego spotkania?

Najlepiej, gdy rozmowa nie kończy się zdaniem „będziemy w kontakcie”. Przed pożegnaniem warto ustalić jedno konkretne działanie z datą i powiedzieć na głos, kto je wykonuje. Kolejny krok zwykle wygląda tak:

• Spotkanie online. Można od razu zaproponować dwa terminy i wysłać zaproszenie w kalendarzu, póki jesteście obok siebie.
• Dodatkowe materiały. Prezentacja, specyfikacje, projekty referencyjne, oferta handlowa z konkretnym terminem wysyłki.
• Próbki produktów. Ustal adres dostawy i osobę kontaktową, która je odbierze.
• Kontakt z osobą decyzyjną. Często na stoisku stoi menedżer, a decyzję podejmuje dyrektor, którego na targach nie ma.
• Wizyta w zakładzie lub na budowie. W projektach przemysłowych i budowlanych to często najmocniejszy argument.

Warto też dodać rozmówcę na LinkedIn na miejscu, na przykład przez kod QR profilu w telefonie. Dzięki temu zostajecie w kontakcie na dłużej, widzicie nawzajem swoje aktualności, a Twój profil działa jak weryfikacja wiarygodności, kiedy partner pokaże Twoją firmę współpracownikom. Dlaczego to ważne w B2B, wyjaśniamy w artykule zaufanie do firmy B2B.

Co zrobić w pierwszych 72 godzinach po ReBuild Ukraine?

Pierwsze trzy dni po targach w dużej mierze decydują, ile rozmów przejdzie do kolejnego etapu. Oto jeden z wariantów kolejności działań, który z naszego doświadczenia dobrze się sprawdza:

1. Tego samego wieczoruPrzejrzyj notatki i podziel kontakty na trzy grupy. A: jest konkretna potrzeba i ustalony kolejny krok. B: jest zainteresowanie, ale bez terminów. C: przydatna znajomość bez bieżącego zapytania.
2. W ciągu 24 godzinOsobista wiadomość do każdego kontaktu z grupy A: podsumowanie rozmowy, ustalony kolejny krok z datą i wszystkie obiecane materiały. Nie szablon, tylko wiadomość, z której widać, że pamiętasz właśnie tę rozmowę.
3. W ciągu 72 godzinWiadomości do grupy B, akceptacja zaproszeń na LinkedIn dla wszystkich grup i jedna tabela lub CRM ze wszystkimi kontaktami: firma, kraj, etap, kolejny krok, data.
4. Po 2-4 tygodniachDrugi kontakt z tymi, którzy nie odpowiedzieli, z nowym powodem: aktualizacją projektu, przydatnym materiałem albo zaproszeniem na spotkanie online.

Jeśli pracujesz z kontaktami w kilku językach, szablon wiadomości po angielsku i ukraińsku wygodnie jest przygotować jeszcze przed targami. Ogólne podejście do przygotowania, pracy na stoisku i oceny wyników targów omawiamy w artykule targi B2B w Europie.

Jak zamienić kontakty z targów w bazę partnerów?

Partnerstwo rzadko rodzi się z pierwszej rozmowy. Składa się z kilku punktów styku: spotkanie na targach, wiadomość, rozmowa online, materiały, kolejne spotkanie. Dlatego zadaniem po ReBuild Ukraine nie jest zamknięcie transakcji w tydzień, tylko dopilnowanie, by żaden wartościowy kontakt nie wypadł z tego łańcucha.

Dobrze działa, gdy przygotowania zaczynają się przed targami. Rejestracja na platformie matchmakingowej Enterprise Europe Network jest bezpłatna, a na spotkania na miejscu potrzebny jest tylko bilet wstępu. Kluczowe spotkania można umówić na konkretną godzinę i przy okazji sprawdzić wydarzenia towarzyszące. Na przykład Business Finland wspólnie z Estońską Izbą Handlowo-Przemysłową planuje osobny networking dla firm i ukraińskich uczestników 11 listopada.

Po targach tabelę kontaktów warto przeglądać co tydzień przez miesiąc. Kontakt bez kolejnego kroku z datą jest w praktyce już stracony, nawet jeśli rozmowa była świetna.